3 fakty o 5S

2016-08-22
1) CZY METODA 5S ZAWSZE BYŁA METODĄ 5S?
Okazuje się, że w swojej genezie – na początku budowy metodologii nie było od razu pięciu kroków, a dobrą organizację miejsca pracy oparto na metodzie 4S.

Wszystko zaczęło się zatem od czterech etapów: Selekcji, Systematyki, Sprzątania i Standaryzacji. Wówczas nie zdefiniowano ostatniego i znanego dziś kroku piątego, gdyż na początku budowy systemu, problemy z brakiem dyscypliny nie były aż tak widoczne. Gdy system zaczął potrzebować nadzoru dodano ostatni i piąty krok: Samodyscyplinę.

2) CZY METODA 5S JEST SKUTECZNA TYLKO DLA DZIAŁÓW PRODUKCJI?

Zdecydowanie NIE.
Metoda 5S jest na tyle uniwersalna, że można zastosować ją wszędzie od stanowiska pracy na produkcji, po magazyn, laboratorium a także w biurze. Już dziś coraz bardziej popularne staje się pojęcie Lean Office – co w dużej mierze odpowiada istnieniu systemu 5S w biurze.

Dlatego mistrzem można nazwać tą organizację, która nie stosuje 5S tylko i wyłącznie na halach produkcyjnych, ale stara się objąć systemem wszystkie obszary oraz wszystkich pracowników w tym szczególnie pracowników biur i ich stanowiska pracy.

Jak  brzmi znana maksyma: przykład idzie z góry, albo w nieco zmodyfikowanej wersji – przykład idzie z biura! Jeżeli tam może być porządek systemowy, to tym bardziej w innych obszarach organizacji.

3) CZY 5S WIĄŻE SIĘ I WPŁYWA NA JAKOŚĆ PROCESU I PRODUKTU?

Zdecydowanie TAK.
Najwyższa jakość zawsze towarzyszy procesom, które są zorganizowane w sposób szczupły (czyli mam tylko to, czego potrzebuje na swoim miejscu pracy – 1S).

Najwyższa jakość jest mocno wspierana przez dobre zarzadzanie wyposażeniem (czyli jeśli coś już mam mieć, to wiem: gdzie, jak przechowywać, jak korzystać i zarządzam tym wizualnie – 2S).

Wysoką jakością charakteryzują się procesy gdzie jest schludnie i czysto (dbam o czystość miejsca pracy oraz techniczną czystość środków produkcji – 3S).

Jakość totalna występuje tam, gdzie istnieją standardy (mam standardy, znam je i stosuję je wszędzie w organizacji – 4S).

I wreszcie zawsze mogę znaleźć coś do poprawy – steruję i ulepszam jakość – 5S.
 
1 – SELEKCJA
 

1) POJĘCIE RZECZY
W metodzie 5S istnieje i bardzo często jest wykorzystywane pojęcie rzeczy -  dana rzecz jest oceniania jako potrzebna lub niepotrzebna. Bardzo ważne jest aby dobrze zrozumieć, czym faktycznie jest rzecz w rozumieniu metody 5S.
 
Jest to każdy przedmiot stanowiący wyposażenie danego, ściśle określonego obszaru. W biurze rzeczą jest więc faktura, ale też segregator, w który tak faktura jest wpięta, a także szafka, w której schowany jest wspomniany segregator, a nawet wykładzina, na której stoi szafka. Rzeczą nie są ściany, drzwi, okna i stałe elementy struktury obszaru (budynku).

2) DEFINICJA RZECZY POTRZEBNEJ I NIEPOTRZEBNEJ
W pierwszym, nierzadko najtrudniejszym etapie metody 5S, należy podzielić rzeczy na potrzebne i niepotrzebne. Aby dokonać takiego podziału poprawnie, koniecznie należy zdefiniować, czym jest rzecz niepotrzebna.
 
Najczęściej stosuje się tutaj podejście dwutorowe: albo posługujemy się pojęciem braku rzeczy np. niepotrzebną rzeczą jest rzecz której brakuje rzadziej niż raz na miesiąc, albo wykorzystamy podejście związane z pojęciem używania rzeczy – niepotrzebną rzeczą jest rzecz używana rzadziej niż raz na miesiąc na danym stanowisku pracy (lub rzecz w obecnej chwili nie jest wykorzystywana).

3) CZY CZERWONA STREFA 5S JEST WIECZNA?
Czerwona strefa 5S to miejsce odkładcze, specjalnie stworzone do czasowego przechowywania rzeczy niepotrzebnych lub wątpliwych do czasu podjęcia decyzji co dalej z daną rzeczą robić. Zwykle czerwone strefy 5S powstają na potrzeby selekcji i czas ich życia uzależniony jest od czasu przebywania w nich rzeczy z selekcji.
 
Zdarzają się jednak miejsca, gdzie raz zdefiniowana strefa pozostaje na czas „nieokreślony”, gdyż pracownicy z danego obszaru zawsze mogą znaleźć rzecz niepotrzebną i wówczas mają wyznaczone miejsce gdzie mogą taką rzecz odłożyć. Tak więc może się zdarzyć, że spotkamy „wieczną” czerwoną strefę.
 
2S – SYSTEMATYKA
 

1) CZY WSZYSTKIE RZECZY (WYPOSAŻENIE) NA HALI MA MIEĆ WYZNACZONĄ STREFĘ?
Zawsze warto posłużyć się główną zasadą systematyki: Każda rzecz lub grupa rzeczy ma swoje miejsce, każde wyznaczone miejsce swoją rzecz lub grupę rzeczy.  Jednak nie wszystkie przedmioty wymagają wyznaczenia formalnej strefy.

Wyjątkiem od reguły są maszyny, urządzenia, elementy stałe instalacji, które mają bardzo duży ciężar (nie można przesunąć ich bez specjalnych urządzeń, wózków) oraz te wymagające czasochłonnej deinstalacji (np. przyłączy w maszynie).
 
Dlaczego tak jest? Odpowiedź jest prosta – wyżej wymieniona rzeczy nie zmienią swojego miejsca same lub przez przypadek.

Nie ma jednak problemu, jeżeli dla tego rodzaju rzeczy chcemy wyznaczyć strefy ze względów organizacyjnych lub użytkowych.

2) JAKIE RODZAJE LINII STOSUJEMY DO WYZNACZANIA STREF?
Bardzo dużo zależy od standardu, jaki wyznaczono w organizacji. Każda firma sama definiuje swoje standardy, które oczywiście nie mogą stać w sprzeczności np. z wymaganiami BHP. Istnieje jednak uniwersalny podział według którego można takie standardy ustalić.

Jest to podział linii według:
  • koloru – kolorystyka wykorzystywana jest do oznakowania typu przepływu lub rodzaju rzeczy (np. czerwona strefa oznacza braki, żółto-czarna strefę niebezpieczną).
  • szerokości linii – linie grube to obrysy zewnętrzne i wyznaczenie dróg komunikacyjnych, linie cienkie to obrysy wewnętrzne i wewnętrzne pola odkładcze.
  • ciągłości – linie ciągłe oznaczają stałe pola odkładcze, linie przerywane – pola używane rzadko lub tymczasowe.

3) CZY NALEŻY OPISYWAĆ ZAMYKANE MIEJSCA NA ZEWNĄTRZ (NP. SZAFY)?
Ze względu na konieczność zarządzania wizualnego zapasem rzeczy (dokumentów, narzędzi, surowców) zdecydowanie zaleca się identyfikację zamykanych miejsc na zewnątrz.

Postawmy się w roli nowego pracownika, który miałby przynieść konkretny dokument np. instrukcję DTR maszyny NR 1. Pracownik idzie do działu gdzie takie dokumenty są przechowywane. Widząc 10 szaf z dokumentami – może za pomocą identyfikacji znaleźć szybko właściwą i otwierając ją – konkretny dokument.

Częstym argumentem za tym, aby nie opisywać zamykanych miejsc jest stwierdzenie, że każdy wie, gdzie co jest – czyli zwyczaj, który nie jest standardem lub uzasadnienie, że oklejanie niszczy mebel – co nie do końca jest prawdą, ponieważ profesjonalnie wykonana identyfikacja nie tylko nie niszczy powierzchni, ale również wygląda estetycznie.
 
3S - SPRZĄTANIE
 

1) CZY POTRZEBNA JEST INSTRUKCJA/PROCEDURA/HARMONOGRAM SPRZĄTANIA?
Aby sprzątanie stało się ważnym elementem systemu produkcji i przyczyniało się do wzrostu bezpieczeństwa, estetyki i niezawodności urządzeń, należy zadbać, aby nie było jedynie zwyczajem, a standardem.

Ze standardu można przeszkolić pracowników. Standard można skontrolować i ocenić prawidłowość jego wykonania. Standard pozwala na ulepszanie – znane nam, jego nieefektywne elementy można zastąpić lepszymi.

Dobry standard precyzuje:
  • Kto sprząta? (konkretni pracownicy)
  • Kiedy sprząta? (dokładny czas wykonywania czynności)
  • Jak często sprząta? (częstotliwość sprzątania)
  • Jak długo sprząta? (dokładny czas trwania poszczególnych czynności / operacji sprzątania)
  • Jak sprząta? (metoda sprzątania)
  • Czym sprząta? (używany sprzęt, substancje i potrzebne materiały)

2) CZYM JEST KĄCIK CZYSTOŚCI 5S?
Pojęcie kącika czystości funkcjonuje w wielu firmach i pracownicy również chętnie się nim posługują.

Kącikiem czystości nazwiemy wydzielony formalnie obszar, gdzie składowane są określone standardem (instrukcja/procedura/harmonogram sprzątania) narzędzia, środki, substancje, materiały służące do utrzymania czystości w danym miejscu.

Kąciki często przybierają postać tablic cieni na ścianach, filarach lub dedykowanych samojezdnych tablicach lub wózkach. Wersje mobilne są dobrą praktyką 5S i pozwalają na transport wyposażenia do miejsca gdzie korzystamy z jego wyposażenia i szybki zwrot na miejsce parkowania.

3) CZYSZCZENIE MASZYN I WYPOSAŻENIA SPRĘŻONYM POWIETRZEM
W standardach sprzątania związanych z 5S bardzo ważną rolę pełni prewencja związana z powstawaniem zabrudzeń. Sprężone powietrze – bardzo często stosowane, niestety nie jest zalecane, ponieważ stanowi jedną  przyczyn zabrudzeń i zapyleń. Ta metoda może powodować wbijanie kurzu, brudu, opiłków itp. w pracującej części maszyny, a w efekcie powodować awarię.

Kolejnym powodem, aby nie używać sprężonego powietrza jest BHP, ponieważ jest często stanowi przyczynę wpadania obcych ciał do oka (czasami bardzo groźnych dla pracowników). Ponadto cały usunięty sprężonym powietrzem kurz i pył unosi się w górze, a potem opada powodując konieczność ponownego czyszczenia oraz jego wdychania.
 
Co zatem wykorzystywać do sprzątania? Jeżeli stosujemy sprężone powietrze, to tylko w wyznaczonych miejscach gdzie są odciągi, a pracownicy mają maski i okulary ochronne. Preferowane jest odpowiednie filtrowanie, stosowanie odciągów jako prewencja, a do czyszczenia - odkurzacze przemysłowe i odpowiednie czyściwa.
 
4S – STANDARYZACJA
 

1) CZYM JEST STANDARD ZONINGU?
To dokument, najczęściej w formie instrukcji, prezentujący wszystkie zasady używania zoningów w danej organizacji. Dokument precyzuje cele używania zoningów, stosowane rodzaje i typy linii w zależności od miejsca i rzeczy, dla której są wyznaczane. W standardzie znajdziemy zapisy odnośnie kolorów, linii ciągłych i przerywanych, gdzie stosujemy naroża, a także od czego zależą różne szerokości linii.

2) ROLA LAYOUTU STREFY
Layout jest dokumentem precyzującym standardowe ustawienie rzeczy na danej strefie. Najczęściej przybiera formę rysunku np. w formacie DWG (AutoCAD) lub w znanych formatach MS Office.

Layout uznawany jest za wzorzec, ustalający formalnie miejsca składowania i pracy wyposażenia strefy. Służy do sprawdzenia, czy bieżące ustawienie jest zgodne z wymogami standardu. W niektórych przypadkach, gdzie nie można wyznaczyć linii – jedynie layout formalizuje i przedstawia jak pracownik ma ustawić i zorganizować stanowisko pracy dla danego wyrobu.

Na layoucie powinno się wyznaczyć w sposób szczególny miejsca ważne z punktu widzenia wymagań prawnych lub systemowych. Przykładem są miejsca składowania gaśnic, apteczki, strefy informacyjne, kąciki czystości, strefy sortowania odpadów, miejsca przechowywania instrukcji itd.

Layout należy stosować do każdego rodzaju strefy, niezależnie do tego czy dotyczy biura, sali szkoleniowej, czy hali produkcyjnej.

3) INSTRUKCJA STANDARYZOWANA 5S
5S, jak każdy system, powinien mieć swój opis dedykowany dla każdej organizacji i występujących w niej stref. Jak należy rozumieć taką instrukcję? Zdecydowanie nie jest to tylko instrukcja lub procedura sprzątania.

Instrukcją standaryzowaną 5S nazwiemy zestaw standardów opracowanych dla danej strefy, dla zapewnienia istnienia wszystkich pięciu korków systemu 5S.  Do instrukcji standaryzowanej zaliczymy więc: zasady selekcji, opisy i identyfikacje oraz zasady korzystania z wizualizacji, instrukcje czyszczenia, layouty, audity i systemowe rozwiązania dotyczące nadzoru nad 5S.

Instrukcja tego typu może być zbiorem standardów dla każdego S, jak i jednym dokumentem zbiorczym dla całego systemu.
 
5S – SAMODOSKONALENIE


1) DO CZEGO POTRZEBNY JEST KOORDYNATOR 5S?
Koordynator strefy jest formalnie wybranym pracownikiem z danego obszaru (i często zmiany, jeżeli obowiązuje system zmianowy), którego rolą jest opieka nad działaniem i ulepszaniem standardów 5S na swoim obszarze.

Koordynator nie musi pełnić funkcji kierowniczej lub liderskiej – może nim być każdy pracownik. Wymagania to wiedza na temat 5S, gospodarskie podejście w pracy i chęć czynnego uczestniczenia w budowania standardów organizacji.

Koordynator wspiera i promuje działania 5S na swojej strefie, reprezentuje ją podczas audytów i wizyt, nadzoruje plan działań 5S, zapewnia komunikację między pracownikami, a kierownictwem i auditorami 5S, prowadzi spotkania i promuje formalne ulepszanie 5S (system pomysłów pracowniczych).

2) HARMONOGRAM AUDYTÓW 5S
Jest to dokument precyzujący kiedy, kto i gdzie będzie wykonywał audit 5S. Powinien zapewniać, że na każdej wydzielonej w organizacji strefie, odbędzie się przynajmniej 1 audit na miesiąc (zalecane) oraz pozwala skoordynować grupę auditorów 5S. Najczęściej harmonogram nie precyzuje konkretnego dnia auditu, a tydzień. Rolą auditora jest umówić dokładny dzień i godzinę auditu z koordynatorem 5S strefy.        

3) AUDITORZY 5S – PODEJŚCIA DO AUDITU
Aby dobrze nadzorować system 5S w organizacji, najczęściej potrzebna jest wydzielona grupa auditorów 5S. Grupy te można podzielić na dwa rodzaje i jednocześnie dwa podejścia do audytowania:

Grupa wybierana jest z pośród pracowników firmy. Wybrani pracownicy są szkoleni i walidowani do roli auditora 5S, a następnie według harmonogramu wykonują audit, jako dodatkową czynność oprócz swoich normalnych obowiązków.
Grupa auditorów jest wybierana na etat auditora 5S. Pracownik zajmuje się jedynie przeprowadzaniem audytów i czynnościami z tym związanymi (spotykane w dużych firmach, często korporacyjnych, gdzie występują audity pomiędzy fabrykami).

Wybranie odpowiedniego modelu zależy od możliwości firmy i jej strategii odnośnie rozwoju 5S.